Hướng dẫn xoá dữ liệu

01Cách A: Tự xoá trên dashboard (nhanh nhất)

Nếu bạn đang có tài khoản Orchexa, đây là cách được khuyến nghị. Nhanh hơn và bạn nhận xác nhận ngay lập tức.

• Đăng nhập tại app.orchexa.io.
• Vào Settings → Account → Delete account.
• Xác nhận bằng mật khẩu và mã xác thực gửi tới email của bạn.
• Tài khoản của bạn được vô hiệu hoá ngay. Mọi hội thoại, tài liệu tri thức, lead, ghi âm voice, credentials tích hợp và cấu hình sẽ được xoá vĩnh viễn trong vòng 30 ngày.

02Cách B: Gửi yêu cầu qua email

Nếu bạn không thể đăng nhập (mất quyền truy cập, chưa từng tạo tài khoản, hoặc bạn là end user có dữ liệu được xử lý qua agent vận hành bằng Orchexa), hãy email cho chúng tôi:

• Gửi email đến hello@orchexa.ai với tiêu đề “Data Deletion Request”.
• Cung cấp: email hoặc số điện thoại gắn với dữ liệu của bạn, nền tảng bạn đã tương tác (ví dụ Facebook Page, Instagram, WhatsApp, TikTok, Zalo, Web chat), và khoảng thời gian tương tác.
• Chúng tôi có thể hỏi 1 câu xác minh để xác thực danh tính trước khi xử lý.
• Chúng tôi xác nhận đã nhận trong 2 ngày làm việc và hoàn tất xoá trong vòng 30 ngày.

03Những gì sẽ bị xoá

• Hồ sơ tài khoản (họ tên, email, điện thoại, hash mật khẩu, thông tin thanh toán).
• Lịch sử hội thoại: tin nhắn chat, transcript voice, ghi âm voice (khi đã bật).
• Tài liệu tri thức và dữ liệu huấn luyện do bạn tải lên.
• Lead, contact và bản ghi CRM được tạo trong Orchexa.
• Credentials tích hợp (Facebook, Instagram, WhatsApp, TikTok, Zalo, Google, token CRM): thu hồi và xoá.
• Prompt tuỳ chỉnh, workflow và cấu hình agent.

04Những gì có thể được giữ lại (theo luật)

Chúng tôi có thể lưu một tập hồ sơ giới hạn khi pháp luật yêu cầu hoặc vì mục đích chính đáng. Các hồ sơ này được cô lập, hạn chế truy cập và xoá ngay khi không còn mục đích:

• Hoá đơn, hồ sơ thanh toán và chứng từ thuế: giữ 10 năm theo Luật Quản lý thuế Việt Nam.
• Hồ sơ chống gian lận và sự cố bảo mật: giữ tối đa 24 tháng.
• Sao lưu: mã hoá, luân chuyển trong 35 ngày. Chúng tôi không khôi phục dữ liệu đã xoá từ backup.
• Số liệu tổng hợp đã ẩn danh (ví dụ tổng số lượt, latency) không thể liên kết ngược lại bạn.

05Dữ liệu nhận qua nền tảng bên thứ ba

Orchexa kết nối với các nền tảng như Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp Business, TikTok, Zalo OA và Google. Khi bạn xoá dữ liệu tại Orchexa, chúng tôi cũng thu hồi access token với các nền tảng đó.

Lưu ý: việc xoá dữ liệu tại Orchexa không xoá tin nhắn gốc trên nền tảng nguồn. Để xoá dữ liệu trên nền tảng nguồn, bạn cần truy cập phần cài đặt dữ liệu của nền tảng đó (ví dụ facebook.com/settings, accountscenter.instagram.com, takeout.google.com).

06End user (người chat với agent vận hành bằng Orchexa)

Nếu bạn đã tương tác với chatbot hoặc voice agent do một khách hàng Orchexa vận hành (một doanh nghiệp đang dùng nền tảng của chúng tôi), doanh nghiệp đó là bên kiểm soát dữ liệu cho hội thoại của bạn. Để xoá dữ liệu:

• Liên hệ trực tiếp doanh nghiệp đó trước. Họ có thể xoá hội thoại của bạn trên dashboard ngay lập tức.
• Nếu doanh nghiệp không phản hồi trong 7 ngày, hãy email hello@orchexa.ai kèm tên doanh nghiệp, kênh bạn đã dùng và khoảng thời gian tương tác. Chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý yêu cầu của bạn theo Thoả thuận Xử lý Dữ liệu (DPA).

07Thời gian xử lý & xác nhận

• Xác nhận đã nhận yêu cầu: trong 2 ngày làm việc.
• Xoá vĩnh viễn: trong vòng 30 ngày kể từ ngày xác nhận (đa phần các trường hợp nhanh hơn).
• Hết hạn backup: trong 35 ngày.
• Chúng tôi gửi email xác nhận cuối cùng khi việc xoá đã hoàn tất.

08Huỷ yêu cầu

Nếu đổi ý, hãy liên hệ chúng tôi trong vòng 7 ngày kể từ khi gửi yêu cầu, chúng tôi sẽ huỷ thao tác xoá. Sau 7 ngày, hành động không thể đảo ngược.

09Quyền của bạn

Quyền xoá là một trong các quyền được bảo đảm theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân và nguyên tắc GDPR áp dụng. Bạn cũng có thể yêu cầu tiếp cận, cải chính, hạn chế, khả chuyển hoặc phản đối. Xem chi tiết trong Chính sách bảo mật.