Chính sách bảo mật

01Bên kiểm soát dữ liệu

Orchexa là bên kiểm soát dữ liệu cho orchexa.io và tài khoản khách hàng. Khi bạn triển khai agent để tương tác với end user của mình, bạn là bên kiểm soát các hội thoại trong tenant của bạn; Orchexa đóng vai trò là bên xử lý theo chỉ dẫn của bạn.

02Dữ liệu chúng tôi thu thập

• Dữ liệu tài khoản: họ tên, email công việc, công ty, hash mật khẩu, thông tin thanh toán.
• Dữ liệu cấu hình: system prompt, tài liệu tri thức, tools, workflow, credentials tích hợp (mã hoá khi lưu).
• Dữ liệu hội thoại: tin nhắn chat, transcript voice, ghi âm (khi bật), lead trích xuất, sentiment, outcome.
• Dữ liệu sử dụng: pageview, sự kiện tính năng, latency, log lỗi, IP, thiết bị, trình duyệt.
• Cookies: bắt buộc (session, CSRF), tuỳ chọn (ngôn ngữ, theme), analytics sản phẩm (PostHog hoặc tương đương, ẩn danh).
• Trao đổi: ticket hỗ trợ, cuộc gọi sales, phản hồi NPS.

03Mục đích sử dụng (cơ sở pháp lý)

• Cung cấp Dịch vụ: thực hiện hợp đồng với bạn.
• Cải thiện độ tin cậy & bảo mật: lợi ích chính đáng trong việc vận hành nền tảng ổn định.
• Lập hoá đơn & thu phí: nghĩa vụ pháp lý và thực hiện hợp đồng.
• Gửi thông báo sản phẩm & bảo mật: lợi ích chính đáng; bạn không thể opt-out với thông báo dịch vụ thiết yếu.
• Gửi marketing: chỉ khi có sự đồng ý; bạn có thể rút lại bất cứ lúc nào.
• Tuân thủ yêu cầu cơ quan thực thi pháp luật: chỉ khi bị buộc theo luật và sau khi được rà soát pháp lý.

04Huấn luyện AI & dữ liệu hội thoại

Chúng tôi KHÔNG dùng hội thoại, tài liệu tri thức hay ghi âm voice của bạn để huấn luyện mô hình chia sẻ, bên thứ ba hay foundation model.

Số liệu tổng hợp đã ẩn danh (số lượt, latency trung bình, tỷ lệ lỗi…) có thể được dùng để vận hành và cải thiện nền tảng.

Nếu bạn muốn fine-tune một mô hình riêng trên dữ liệu của mình, việc này yêu cầu thoả thuận ký riêng và pipeline huấn luyện chỉ trong phạm vi tenant của bạn.

05Bên xử lý phụ (sub-processors)

Chúng tôi sử dụng một danh sách nhỏ các bên xử lý phụ đã được rà soát. Bao gồm: cloud hosting (theo khu vực), inference LLM (Anthropic, Google, OpenAI theo điều khoản doanh nghiệp với cam kết không huấn luyện), hạ tầng voice (LiveKit, Gemini Live), email (Postmark hoặc tương đương), thanh toán (Polar / Stripe), analytics (PostHog hoặc tương đương). Danh sách hiện hành được cung cấp khi yêu cầu, và sẽ thông báo trước 30 ngày khi bổ sung sub-processor mới xử lý Dữ liệu Khách hàng.

06Truyền dữ liệu xuyên biên giới

Inference có thể diễn ra ngoài Việt Nam tại các region của nhà cung cấp LLM. Khi dữ liệu cá nhân vượt biên giới, chúng tôi áp dụng điều khoản hợp đồng chuẩn (SCC), điều khoản doanh nghiệp với nhà cung cấp (cam kết không huấn luyện và xoá dữ liệu) và mã hoá theo tenant. Khách hàng Enterprise có thể yêu cầu lộ trình inference chỉ trong Việt Nam hoặc APAC.

07Thời gian lưu giữ

• Free Trial: 30 ngày sau đó xoá vĩnh viễn.
• Starter: cuốn chiếu 90 ngày.
• Growth & Business: cuốn chiếu 365 ngày.
• Enterprise: tuỳ chỉnh, mặc định 365 ngày, tuỳ biến tới 7 năm.
• Sao lưu: mã hoá, giữ tối đa 35 ngày rồi luân chuyển.
• Ghi âm voice: mặc định tắt; nếu bật, áp dụng theo thời gian lưu hội thoại ở trên.

08Nhật ký chẩn đoán của connector

Khi bạn nối Orchexa vào một trợ lý AI như Claude hoặc ChatGPT, connector mở ra một công cụ tên orchexa_agent_test, chạy một lượt hội thoại thử thật với agent của bạn. Các lượt chạy đó được ghi vết (trace) trên dịch vụ tracing của chính chúng tôi để bạn xem lại agent đã làm gì, và khi nền tảng sinh ra đường link tới bản ghi vết đó, công cụ trả thẳng link về cho bạn trong kết quả. Mục này nói rõ bản ghi đó chứa gì và chúng tôi giữ bao lâu.

• Một bản ghi vết chứa gì: các tin nhắn bạn gửi trong lượt thử, câu trả lời của agent, các công cụ agent đã gọi, các lượt gọi model đứng sau mỗi câu trả lời, thời gian xử lý và số token. Nó không bao giờ chứa mật khẩu, thông tin thanh toán hay khoá tích hợp của bạn.
• Link trỏ đi đâu: dịch vụ tracing tự vận hành của chúng tôi tại tracing-2026.orchexa.io, chạy trên hạ tầng riêng với cơ sở dữ liệu riêng. Nội dung bản ghi vết không được chia sẻ cho bên phân tích thứ ba nào.
• Ai mở được: người đã đăng nhập dịch vụ đó ở phía chúng tôi, và thành viên workspace giữ vai trò owner hoặc admin, những người thấy đúng bản ghi vết ấy từ dashboard Orchexa. Bản thân đường link không phải chìa khoá, người không có tài khoản mở ra không thấy gì.
• Tuỳ chọn include_diagnostics: đặt thành true trên orchexa_agent_test thì kết quả có thêm một đoạn tóm tắt kỹ thuật ngắn về lượt chạy, nêu đường nội bộ mà lượt thử đã gọi và số lượt đã gửi. Nó đổi thứ công cụ báo về cho bạn, không đổi thứ chúng tôi lưu.
• Chúng tôi giữ bao lâu: bản ghi vết và các bản ghi quan sát bên dưới nó được dọn theo chu kỳ 90 ngày, nên một lượt thử không còn truy xuất được sau 90 ngày.
• Cách tắt: include_diagnostics mặc định tắt, nên không điền gì thì đoạn tóm tắt kỹ thuật không xuất hiện trong kết quả. Không gọi orchexa_agent_test thì không có lượt thử nào được tạo. Nếu bạn muốn tắt hẳn tracing cho cả workspace, hoặc xoá một bản ghi vết cụ thể trước chu kỳ 90 ngày, hãy viết cho hello@orchexa.ai và chúng tôi sẽ xử lý.

09An ninh

TLS 1.2+ khi truyền, AES-256 khi lưu, khoá mã hoá theo tenant, RBAC, audit log (Business & Enterprise) và phòng vệ prompt injection ở mọi gói. Xem trang An ninh để có toàn cảnh.

10Quyền của bạn

• Tiếp cận: yêu cầu bản sao dữ liệu cá nhân chúng tôi đang giữ về bạn.
• Cải chính: sửa dữ liệu sai.
• Xoá: yêu cầu xoá, tuỳ thuộc nghĩa vụ lưu giữ theo luật.
• Tính khả chuyển: xuất Dữ liệu Khách hàng dạng JSON/CSV.
• Hạn chế & phản đối: giới hạn hoặc phản đối xử lý dựa trên lợi ích chính đáng.
• Rút lại đồng ý: bất kỳ lúc nào, không ảnh hưởng đến xử lý hợp pháp trước đó.
• Khiếu nại: với Bộ Công an Việt Nam hoặc cơ quan bảo vệ dữ liệu địa phương.

11Quyền của End User

Nếu bạn là end user tương tác với agent do một khách hàng Orchexa triển khai, vui lòng liên hệ khách hàng đó trước; họ kiểm soát dữ liệu hội thoại của bạn. Orchexa hỗ trợ phản hồi của khách hàng theo Thoả thuận Xử lý Dữ liệu (DPA).

12Trẻ em

Dịch vụ không nhắm tới trẻ em dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu từ trẻ em. Nếu bạn cho rằng một trẻ em đã cung cấp dữ liệu, hãy liên hệ chúng tôi để xoá.

13Cookies

Cookies bắt buộc luôn bật. Cookies analytics và marketing yêu cầu sự đồng ý qua banner. Bạn có thể đổi tuỳ chọn bất cứ lúc nào.

14Thay đổi

Thay đổi trọng yếu sẽ được thông báo ít nhất 14 ngày trước khi có hiệu lực. Ngày “Cập nhật lần cuối” phía trên phản ánh phiên bản gần nhất.